ArticleL123-1 du Code de commerce. La référence de ce texte avant la renumérotation est l'article : Décret n°84-406 du 30 mai 1984 - art. 1 (Ab) I.-Il est tenu un registre du commerce et des sociétés auquel sont immatriculés, sur leur déclaration : 1° Les personnes physiques ayant la qualité de commerçant, même si elles sont Anoter que l’immatriculation au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) fait présumer la qualité de commerçant (article L123-7 du Code de commerce). Toutefois : Il s’agit d’une présomption simple. Un tiers pourra donc renverser cette présomption en prouvant que l’intéressé n’a pas ou plus la qualité de commerçant, ou qu Anoter: l'Ansa écarte l'application de la prescription spéciale de trois ans prévue par l'article L 235-9 du Code de commerce pour agir en nullité d'un acte ou d'une délibération de la société, par l'article 1839 du Code civil pour régulariser des statuts incomplets ou une formalité de constitution de la société et par le Code de commerce pour agir en responsabilité contre les ENAPPLICATION DE L’ARTICLE A.123‐51 du Code de commerce Rappel : Article L123‐5 du code de commerce (Ordonnance n°2000‐916 du 19 septembre 2000 art. 3 Journal Officiel du 22 septembre 2000 en vigueur le 1er janvier 2002) Le fait de donner, de mauvaise foi, des indications inexactes ou incomplètes en vue d’une immatriculation, d’une radiation ou d’une mention ArticleL123-8 du Code de commerce. La référence de ce texte avant la renumérotation du 21 septembre 2000 est l'article : Décret n°84-406 du 30 mai 1984 - art. 65 (Ab) La personne assujettie à immatriculation qui n'a pas requis cette dernière à l'expiration d'un délai de quinze jours à compter du commencement de son activité, ne peut Dịch Vụ Hỗ Trợ Vay Tiền Nhanh 1s. Archivage L’ensemble des documents ayant un lien avec la comptabilité doivent être conservés durant une certaine durée. Ces documents comptables que l’entreprise est tenue de classer et d’archiver sont le grand livre, les livres journaux, le livre d’inventaire, le bilan comptable, les factures et bons de commande, les documents fiscaux, les relevés bancaires… À défaut, l’entreprise encourt de nombreux risques dont celui de rejet de la comptabilité. Un classement précis des pièces comptables Afin de faciliter les recherches, les pièces comptables doivent être numérotées avant le classement. Elles peuvent être classées par numéro, par ordre alphabétique ou chronologique. Les documents comptables doivent aussi être rangés en fonction de leur nature frais généraux, banque… par ordre chronologique et alphabétique avec la pièce la plus récente au-dessus. Une durée de conservation légale des archives comptables Concernant l’archivage des pièces comptables, la loi oblige à archiver et à conserver de nombreuses pièces justificatives. La durée de conservation des archives comptables varie quant à elle selon la nature des papiers à conserver et des obligations légales qui s’y rapportent, et selon la nécessité, comme les demandes a posteriori de vérifications de documents ou les cas de contrôle. Le nombre d’années où un chef d’entreprise doit être capable de fournir une pièce justificative comptable varie donc selon le type de document. Le Code du Commerce oblige ainsi les professionnels à conserver durant six ans à compter de la clôture de l’exercice le journal des opérations bénévoles. Cette durée passe à dix ans pour les pièces justificatives de la comptabilité, à savoir les pièces bancaires, les bulletins de paie et les factures. La durée légale de conservation est la même pour le livre journal, le livre d’inventaire, le grand livre, mais aussi pour les bilans, comptes de résultat et annexes réalisés à la clôture de chaque exercice. Si la législation ne le mentionne pas de façon claire, il est également conseillé de conserver sans limitation de durée » les certificats de travail et les actes de propriété notamment. Quant à la gestion de l’archivage comptable numérique, elle est elle aussi réglementée. Les documents de ce type doivent être conservés sous cette forme pendant une durée minimale de trois ans, puis éventuellement sous une autre forme si l’entreprise le souhaite. Les livres de comptabilité doivent quant à eux être conservés pour une durée de 10 ans au moins. Il est primordial d’archiver et de s’assurer de la bonne sauvegarde de tous les documents, y compris les justificatifs. La dématérialisation prévient alors les phénomènes d’effacement des encres. L’utilisation de solutions électronique qui gèrent l’archivage de façon sécurisée coffre-fort électronique, signature électronique, gestion des certificats permet une numérisation complète de la comptabilité. Des délais spécifiques de conservation pour chaque type de documents Les documents commerciaux comme les contrats signés entre commerçants ou ceux signés entre un commerçant et un non-commerçant doivent être conservés pendant au moins cinq ans selon l’article du Code du Commerce. Les contrats relatifs à des biens immobiliers doivent, quant à eux, être archivés pendant une durée de 30 années Art. 2272 du Code Civil. Enfin, doivent être archivées pendant une période minimale de 10 années à compter de la clôture de l’exercice comptable Art. du Code de Commerce les pièces justificatives comptables suivantes Les bons de commande ainsi que les bons de livraison émis ou reçus Les factures clients et fournisseurs Les documents bancaires relevés bancaires, talons de chèques, remises de chèques… Les livres comptables tels que le livre journal ou le grand livre doivent être conservés pendant au moins 10 ans à compter de la clôture du livre Art. du Code de Commerce. Il en est de même concernant les comptes annuels bilan, compte de résultat et annexe. Les divers registres juridiques obligatoires doivent être conservés au moins pendant 6 années. Les statuts quant à eux doivent être conservés pendant au moins 5 ans après la radiation de la société au Registre du Commerce et des Sociétés Art. L. 2224 du Code Civil. Cependant, il est vivement recommandé de les archiver et de les conserver à vie. Les déclarations fiscales doivent être conservées pendant un délai de 3 années civiles suivant celle au titre de laquelle la taxe est devenue exigible. Cela concerne notamment Art. 169 à 176 du Livre des Procédures Fiscales Les déclarations d’impôts sur les sociétés n° 2572 et d’impôt sur le revenu n° 2042 Les déclarations de Taxe sur la Valeur Ajoutée n° 3517-S ou 3310CA3 La taxe sur les salaires La cotisation foncière des entreprises CFE La cotisation sur la valeur ajoutée des entreprises CVAE Les déclarations de formation professionnelle continue, de taxe d’apprentissage. Concernant les déclarations sociales sécurité sociale, pôle emploi, le délai de 3 ans s’applique également Art. L 5422–18 du Code du Travail. Ce dernier est porté à 5 années pour les déclarations sociales effectuées aux caisses de retraite complémentaire. Tous les documents concernant les bulletins de paie, le registre unique du personnel, les contrats de travail ou les déclarations d’accident auprès de la caisse primaire d’assurance-maladie doivent être conservés pendant une durée de 5 ans. L’archivage et la conservation des documents en lien avec la comptabilité sont extrêmement réglementés. En cas de non-respect, des amendes et des sanctions plus lourdes peuvent être engagées contre l’entreprise. Le Code de commerce regroupe les lois relatives au droit de commerce français. Gratuit Retrouvez l'intégralité du Code de commerce ci-dessous Article L123-2 Entrée en vigueur 2000-09-21 Nul ne peut être immatriculé au registre s'il ne remplit les conditions nécessaires à l'exercice de son activité. Les personnes morales doivent, en outre, avoir accompli les formalités prescrites par la législation et la réglementation en vigueur les concernant. Code de commerce Index clair et pratique Dernière vérification de mise à jour le 18/08/2022 Télécharger Recherche d'un article dans Code de commerce L’archivage est une obligation légale. Les documents d’une entreprise doivent être conservés sur une période réglementaire prescrite par la loi et durant laquelle l’administration peut mener des contrôles à postériori. Cette durée réglementaire de conservation des archives varie selon la nature des documents papiers à conserver ainsi que des obligations légales qui s’y rapportent. Aussi, le record management ou processus d’archivage a pour but précisément de gérer les documents à archiver selon leur cycle de vie. Voyons dès lors comment est-il possible de déterminer lesquels des documents d’entreprises sont à conserver et à archiver ? DEVIS ARCHIVAGE L’archivage de document dans une entreprise Lorsque l’entreprise reçoit des documents ou les produits factures, bon de commande, bon de livraison, fiches de paie…, elle doit bien les mettre de côté, les conserver. Procéder de gestion des documents qui demande de l’organisation et de la rigueur dans leur rangement et classement. C’est pourquoi il convient de les conserver en fonction de leur usage et de leur délai de conservation réglementaire. Les questions à se poser sont les suivantes Quels documents conserver ? Comment les conserver ? Et pendant combien de temps ? Tous les documents d’archives possèdent des délais de conservation différents. Ce qui permet de les trier de manière différente et selon leur utilisation. Il importe de garder à portée de main les archives dites courantes et intermédiaires. Elles constituent également une preuve en cas de litige éventuel avec l’administration fiscale, un client ou un fournisseur. Les durées de conservation varient selon la nature des documents archivés Documents commerciaux Documents fiscaux Documents sociaux Documents juridiques Documents immobiliers Documents bancaires Les 4 étapes clés de l’archivage La gestion des documents d’entreprise s’effectue généralement en 4 étapes clés, qui sont L’identification des documents Le stockage des documents archivés La destruction ou le classement définitif des archives, constituant ainsi le patrimoine économique et social de l’entreprise. L’obligation de conserver les documents d’entreprise est prescrite par le Code du travail, le Code général des impôts ou bien le Code de commerce. Pour les pièces comptables et fiscales, ce sont tous les documents justifiant d’une opération comptable ou fiscale factures, notes de frais, relevés bancaires, bordereaux de cotisations sociales. Ces documents sont généralement à conserver durant 4 ans minimum. L’archivage est une obligation légale pour les entreprises Il s’avère tout aussi indispensable de conserver les documents liés à la vie juridique de l’entreprise, tels que les procès-verbaux d’assemblées, les rapports de gestion ou encore les certificats de dépôt des comptes annuels… Les documents sociaux sont aussi à conserver. Ils permettent de prouver le versement des cotisations sociales par exemple jusqu’à validation de la retraite. Quant aux documents commerciaux, la durée de conservation légale est généralement de 5 à 10 ans, selon la nature des créances et des dettes. Bon à savoir voici une répartition des durées légales de conservation selon la nature et le statut de chaque document DOCUMENTS DURÉE DE CONSERVATION TEXTE DE RÉFÉRENCE LES DOCUMENTS ET LES PIECES COMPTABLES Livre et registre comptable livre journal, grand livre, livre d’inventaire1 Pièces justificatives bon de commande, de livraison ou de réception, facture client et fournisseur… 10 ans à partir de la clôture de l’exercice social Article. du Code de commerce LES DOCUMENTS CIVILS ET COMMERCIAUX Contrat conclu entre commerçants et non commerçants 5 ans Article du Code de commerce Titres de propriété ou de cession de biens immobiliers 30 ans Article 2227 du Code civil Correspondance commerciale 5 ans Article du Code de commerce Document bancaire talon de chèque… 5 ans Article du Code de commerce Document de transport de marchandises 5 ans Article du Code de commerce LES DECLARATIONS FISCALES ET SOCIALES Impôt sur le revenu et sur les sociétés 6 ans Article B du Livre des procédures fiscales Taxes foncières sur les propriétés bâties et non bâties Contribution à l’audiovisuel public 1 an à partir de l’année d’imposition Article du Livre des procédures fiscales Contribution économique territoriale Cotisation foncière des entreprises et cotisation sur la valeur ajoutée 6 ans Article B du Livre des procédures fiscales Taxes sur le chiffre d’affaires TVA et taxes assimilées 6 ans Article B du Livre des procédures fiscales Taxe sur les salaires Fin de la 3ème année civile suivant l’année d’imposition Article A du livre des procédures fiscales Déclaration Sécurité sociale 3 ans Article du Code de la Sécurité sociale 1 pour les exercices ouverts depuis le 1er janvier 2016, le livre d’inventaire n’est plus obligatoire. Pour les exercices précédents, il doit être conservé pendant 10 ans suivant la clôture de l’exercice. Quels sont les enjeux d’archiver les documents d’entreprise ? La conservation des documents d’entreprise présente de nombreux avantages à considérer bien au-delà de la simple conformité des documents à conserver. L’archivage permet à l’entreprise non seulement de faire face à ses obligations de conservation pour les durées légales, mais aussi d’assurer l’intégrité physique des documents archivés, leur disponibilité, leur accessibilité, leur traçabilité ou leur confidentialité. Sachant qu’un document archivé conserve ainsi sa valeur probatoire. Bien sûr, la conservation de l’authenticité des documents d’entreprise implique des contraintes techniques, légales et réglementaires et nécessite l’intervention d’experts en gestion des archives ou d’un système de gestion informatisé. L’externalisation des archives constitue une solution possible tout comme la Gestion Electronique des Documents GED. Ces deux solutions visent à faciliter l’accessibilité des documents, suite à la mise en œuvre des stratégies d’acquisition, de classement, de stockage et d’archivage. L’externalisation devenant ainsi un véritable atout dans la prise en charge et la gestion efficace des archives. La volonté de rationaliser les coûts et d’optimiser la gestion des archives pour gagner du temps et développer la rentabilité explique en grande partie le choix de ce procédé d’archives. DEVIS ARCHIVAGE Ecrit le 03/09/2021 - Mise à jour le 24/01/2022 Des obligations comptables différentes selon la taille du CSE Pour les petits CSE Pour les CSE de taille moyenne Pour les CSE de grande taille La gestion comptable du CSE Le rôle du trésorier Les obligations comptables du CSE Logiciel de comptabilité CSE Les budgets du CSE Le budget de fonctionnement Le budget ASC Définir les budgets prévisionnels Le bilan comptable du CSE Pour les petits CSE Pour les moyens CSE Pour les grands CSE Les comptes annuels du CSE Plan comptable du CSE Clôture comptable du CSE Approbation des comptes modalités et délai Communication des documents annuels Le rôle de l’expert comptable du CSE Les documents consultables par le CSE Notre guide sur les obligations comptables du CSE Depuis 1945, le Comité d’Entreprise s’est offert une place de choix aux côtés des salariés Français. En 2020, il a évolué vers le CSE, une instance dont les missions reprennent celles du CE, des délégués du personnel et du CHSCT. En matière de comptabilité, les prérogatives du CSE sont à peu près similaires à celles de l’ex-CE. Des obligations comptables différentes selon la taille du CSE Le CSE est soumis aux obligations comptables des commerçants c. com. art. L. 123-12 quel que soit le niveau de ressources, mais les obligations diffèrent selon la taille. - Pour les petits CSE Les petits CSE sont les CSE qui disposent de ressources annuelles budgets des œuvres sociales cumulées et de fonctionnement inférieures à 153 000 €. Ces instances peuvent se contenter dune comptabilité ultra simplifiée » d’après les articles D. 612-5 du Code de commerce et D. 2325-11 du Code du travail. Leurs obligations se résument à une tenue de compte allégée =dépenses-recettes, selon l’article L. 2315-65 du Code du travail. Concrètement, ils doivent Tenir un livre chronologique qui retrace chronologiquement les montants et l’origine des dépenses et recettes ; Distinguer les opérations relevant des Attributions Économiques et Professionnelles AEP de celles des Activités sociales et Culturelles ASC ; Mettre en œuvre un état de synthèse simplifié qui porte sur des informations supplémentaires liées à ses obligations en cours et son patrimoine. S’il est permis de tenir le livre manuellement, il est conseillé d’utiliser un logiciel comptable. NB Pour déterminer le montant des ressources, on cumulera la subvention de fonctionnement et celle des ASC en déduisant, le cas échéant, le montant reversé au CSE Central ou comité Interentreprises. - Pour les CSE de taille moyenne Les CSE de taille moyenne ont des ressources annuelles dépassant 153 000 €, mais qui n'excèdent pas au moins deux des trois seuils fixés par le décret D. 2315-33 du Code du travail. Voici les trois seuils 50 salariés, 3,1 M€ de ressources et 1,55 M€ de bilan. Ces CSE peuvent appliquer une présentation simplifiée » de leurs comptes c’est-à-dire la comptabilisation des recettes et dépenses durant toute l’année et l’enregistrement des dettes et de créances à la clôture de l’exercice. Les comptes annuels des CSE de taille moyenne doivent être présentés à un expert-comptable et nécessitent d’avoir recours à un logiciel comptable. - Pour les CSE de grande taille Les CSE de grande taille sont les CSE ayant excédé au moins deux des trois critères évoqués auparavant. Ils doivent alors Adopter une comptabilité de droit commun appropriée au Code du Commerce code du travail Article D. 2315-64,1 ; code du commerce article L. 113-12 ; Mettre en place une comptabilité d’engagement appelée Créances et dettes » ; Élaborer une présentation de comptes annuels complets contenant une annexe, un compte de résultat et un bilan ; Présenter les comptes annuels à un expert-comptable ; Désigner un Commissaire aux comptes CAC pour 6 exercices le montant de la certification par le CAC est supporté par le CSE sur la subvention de fonctionnement ; Instaurer une commission de marchés pour les marchés dont le montant excède 30 000 €. La gestion comptable du CSE - Le rôle du trésorier Pour la bonne gestion comptable du CSE, le trésorier du CSE joue un rôle crucial. Il permet au CSE d’être autonome financièrement et juridiquement en assurant la gestion comptable et budgétaire de l’instance. Le Code du travail ne définit pas la fonction du trésorier son rôle doit être méticuleusement défini dans le règlement intérieur du CSE. L’intervention du trésorier prend en compte la gestion financière et comptable du comité. Il doit tenir les comptes, gérer le patrimoine et les finances de l’instance en veillant au respect des deux budgets et aux dépenses. Enfin, il est chargé de préparer le compte rendu de gestion de fin de mandat et le compte rendu annuel de gestion ou encore assurer l’approbation des comptes par l’expert-comptable quand cela est nécessaire. En somme, le trésorier met en œuvre les décisions du CSE sur le plan financier. - Les obligations comptables du CSE Pour tous les CSE, la tenue d’une comptabilité est plus qu’essentielle. Ils doivent, en effet, respecter les obligations comptables suivantes selon les articles L2325-45 et L123-12 du code de commerce un enregistrement comptable des mouvements un inventaire à faire une fois par an un établissement des comptes annuels à la fin de l’exercice une obligation de donner des informations sur des conventions importantes [article L. 2315-66 du Code du travail], une obligation d’établir un rapport de gestion [article L. 2315-69 du Code du travail], une obligation d’élaborer un rapport sur les accords passés entre le comité et l’un de ses membres [article L. 2315-70 du Code du travail], une obligation de faire un rapport au nouveau comité une fois l’instance renouvelée - Logiciel de comptabilité CSE L’utilisation d’un logiciel de comptabilité adapté aux moyens dont le CSE dispose et à ses besoins est indispensable. En effet, les CSE disposant des ressources excèdant 153 000 euros doivent au minimum utiliser un logiciel comptable approprié aux dispositions réglementaires distinction des 2 budgets ; respect du plan comptable ; sécurisation des écritures. Toutefois, pour gérer les prestations de plusieurs centaines de salariés, il est recommandé d’acquérir un outil spécialisé comprenant une gestion des prestations, une gestion des bénéficiaires et une comptabilité en partie automatisée. Le logiciel de gestion et comptabilité tout-en-un de ProwebCE facilite le quotidien des élus et en particulier du trésorier en intégrant, entre autres, le déversement automatique des écritures comptables lorsqu’un bénéficiaire réserve une activité via le site internet ou l’application mobile du CSE. Les budgets du CSE Le CSE dispose de deux budgets autonomes qui ne peuvent être confondus. les attributions économiques et professionnelles AEP aussi appelé budget de fonctionnement l’employeur doit verser une subvention de fonctionnement d’un montant annuel équivalent à 0,2 % de la masse salariale brute art. L 2315-61 du C. tr. dans les entreprises de cinquante à deux milles salariés et 0,22 % dans les entreprises d’au moins deux mille salariés ; les attributions pour les activités sociales et culturelles ASC ou budget ASC le montant de cette contribution résulte de la négociation ou des dépenses déjà réalisées par l’entreprise au titre des activités sociales et culturelles au cours de la dernière année précédant la prise en charge des activités sociales et culturelles par le CSE articles L 2312-78 à L 2312-80 du Code travail - Le budget de fonctionnement La subvention de fonctionnement doit permettre au comité de fonctionner de manière autonome, afin de couvrir les dépenses liées à l'administration courante et d'exercer ses attributions économiques et professionnelles. Les tâches administratives et comptables, à savoir - Les frais courants de fonctionnement fournitures de bureau, frais de communication de téléphone et internet, frais postaux, frais liés à l'édition et à la diffusion de compte-rendu de réunion, etc. ; - Les salaires et charges sociales des personnes recrutées à titre permanent ou temporaire par le comité et affectées à des postes liés au fonctionnement administratif du comité, recours à une société prestataire pour la rédaction des PV de CSE ; - Les frais liés à l'édition de bulletins ou revues édités par le comité ; - Les frais occasionnés par les déplacements des membres du comité et des représentants syndicaux ; Les activités d’expertise et missions économiques - Payer les honoraires des experts libres juriste, d'un ergonome, d'un économiste, d’un expert-comptable ; - Se faire assister par un expert-comptable pour l’établissement de sa comptabilité recours obligatoire lorsque les ressources annuelles sont supérieures à 153 000 €. - Se faire assister d’un expert-comptable dans le cadre de la consultation annuelle sur la stratégie de l’entreprise. Ces honoraires sont pris en charge par l’employeur, et par le CSE à hauteur de 20% dans la limite du tiers de son budget annuel, sauf accord plus favorable avec l’employeur. - Acheter de la documentation technique ; - Financer des campagnes d'information en direction du personnel recours à des sondages chargés d'interroger les salariés, diffusion de plaquettes, édition de revues. La subvention de fonctionnement sert à financer les actions de formation. Les membres titulaires du comité bénéficient d'un stage de formation économique d'une durée maximale de cinq jours, formation renouvelée lorsqu'ils ont exercé leur mandat pendant quatre ans, consécutifs ou non. Le financement de la formation frais d'enseignement, de transport, d'hébergement est pris en charge par le comité sur son budget de fonctionnement. - Le budget ASC A côté de ses missions économiques, le CSE est chargé de mettre en place des activités sociales et culturelles au bénéfice des salariés, de leur famille et des stagiaires. Pour cela, l’instance met en place un budget ASC. La notion d’Activités Sociales et Culturelles est définie par l’article L. 2323-83 du Code du travail ; l’Activité sociale et culturelle doit être 1° Facultative tout ce qui incombe légalement à l'employeur en matière sociale échappe à la gestion du CSE. En revanche, les activités sociales mises en place par l'employeur alors qu'il n'a pas d'obligation légale restent du domaine de la responsabilité du CSE qui peut, à tout moment, en revendiquer la prise en charge avec les moyens financiers correspondants. 2° Viser à l'amélioration des conditions de vie et de travail notion très vaste qui peut viser par exemple la mise en place d'un restaurant d'entreprise, la participation au financement de titres-restaurants, l'institution des activités éducatives et culturelles prêt de livres, de CD, service de billetterie, etc... 3° Concerner prioritairement le personnel de l’entreprise le CSE doit réserver les activités sociales et culturelles prioritairement aux salariés ou à leur famille. Tous les salariés doivent pouvoir en bénéficier quelle que soit la nature de leur contrat de travail CDI, CDD, contrats aidés temps complet et temps partiel. Les salariés en période d'essai ou en préavis doivent également pouvoir bénéficier des activités sociales et culturelles. La notion de famille n'a pas été définie par la loi le CSE peut ouvrir les droits au conjoint, au concubin, au partenaire d'un pacs, aux ascendants et descendants à charge, etc. Il peut également restreindre son champ d'intervention à certains membres de la famille ou subordonner le bénéfice d'une activité sociale à certaines conditions limitatives telles que l'âge des enfants. 4° Etre attribuée de manière non discriminatoire le CSE ne peut pas s'appuyer sur des critères par nature discriminatoires comme l'âge, le sexe, l'origine, l'appartenance à une religion ou à un syndicat pour faire varier le montant de sa participation à une activité sociale. Il ne peut pas exclure une catégorie du personnel du bénéfice d'une activité. En revanche, il peut moduler les prestations en fonction de la situation des bénéficiaires revenus du salarié, nombre d'enfants à charge, quotient familial. - Définir les budgets prévisionnels L’établissement de budgets prévisionnels pour les AEP et les ASC est obligatoire pour les moyens » et gros » CSE. L’article D. 2325-14 I – 3° c prévoit que le rapport d’activité comporte les éléments d’analyse portant sur les écarts entre le budget prévisionnel et le budget réalisé ». Le budget exprime les choix des élus. Le budget n'est pas un document figé, il doit être suivi et peut être réévalué en cours d’année budget rectificatif. La démarche d’élaboration du budget des ASC est la suivante Faire un état des lieux Quelles sont les activités existantes ? Connaissance des satisfactions du personnel à travers un sondage. Diagnostic des besoins et des attentes en matière de prestations. Constituer un fichier du personnel Les besoins du personnel peuvent varier en fonction de la moyenne d'âge des salariés et ayants droits, de leur niveau de revenus, de leur situation familiale, de leur situation géographique etc. Il est donc indispensable de connaître la population des bénéficiaires salariés et ayants droits. Estimer les ressources En se basant sur la dotation de l’année précédente, en anticipant les évolutions des effectifs, en questionnant l’entreprise sur la masse salariale prévisionnelle. Choix du type de prestations Il existe principalement deux catégories de prestations offertes par un comité à ses salariés - Les prestations proposées en contrepartie d’une participation du salarié ; - L’attribution de subventions remboursement totale ou partielle de dépenses sur justificatifs. Organiser des commissions - Définir la nature des prestations à proposer distribution gratuite ou avec participation, remboursement sur factures, prestations de groupe ou individuelles ; - Regrouper les prestations au sein de commissions ou pôles de consommation ; - Affecter à chaque pôle un budget de dépenses et évaluer la cohérence et l’équilibre budgétaire des commissions. Définir les règles d’attribution Choisir quel seront les bénéficiaires salariés et/ou famille ; Définir des plafonds Participation plafonnée en montant ou en %, Quantité billetterie plafonnée par mois / par année, durée des séjours plafonnée en semaine / en nuitée, etc... Le bilan comptable du CSE - Pour les petits CSE Le CSE dont les ressources annuelles sont inférieures à 153 000 € présente chaque année Un état des dépenses et recettes selon le modèle figurant à l’article 3 du règlement ANC Un état annuel de la situation patrimoniale portant sur les biens & placements, les stocks, l’état de ses créances et dettes, ses disponibilités et ses emprunts & dettes. cf article 4 du règlement ANC 2015-02. - Pour les moyens CSE Le CSE dont les ressources annuelles sont > à 153 000 € et qui ne remplissent pas au moins deux des trois critères fixés par décret 3,1 M€ de ressources, 1,55 M€ de bilan et 50 salariés peuvent bénéficier d’une présentation simplifiée de leurs comptes annuels tout en appliquant les règles de droit commun Mise en place d’une comptabilité d’engagement ; Présentation de comptes annuels bilan ; compte de résultat, annexe ; Nomination d’un Commissaire aux comptes pour 6 exercices ; le coût de la certification est supporté par le CSE sur sa subvention de fonctionnement. Mise en place d’une commission des marchés pour les marchés dont le montant sera supérieur à 30 000 €. Ils doivent au minimum respecter les modèles prévus au règlement 2015-01 de l’ANC. Soit un compte de résultat simplifié faisant apparaître les charges en produits par nature en distinguant les deux sections La section Activités Économiques et Professionnelles » enregistrant les opérations relevant des attributions économiques définies à l’article du code du travail ; La section Activités Sociales et Culturelles » enregistrant les opérations relevant des attributions en matière d’activités sociales et culturelles définies aux articles à du code du travail. Pour les produits et charges relevant des deux sections, les modalités de détermination des clés de répartition doivent être mentionnées dans l’annexe des comptes. Au bilan, les fonds propres doivent être présentés par section. En plus des informations à mentionner dans l’annexe selon les dispositions des règlements CRC n°99-01 et ANC n°2014-03, le CSE doit mentionner le montant des ressources perçues au cours de l’exercice ; qui peut être présenté sous forme de tableau cf ANC 2015-01 art. 7 les informations relatives aux modalités de détermination des clés de répartition utilisées pour ventiler les charges communes aux deux sections. les informations au titre des transactions significatives effectuées pendant l’exercice dans le cadre de l’exercice de ses missions. - Pour les grands CSE Obligation de nommer un commissaire aux comptes Les CSE qui dépasse au moins deux des trois critères 3,1 M€ de ressources, 1,55 M€ de bilan et 50 salariés ainsi que les CSE tenus d'établir des comptes consolidés, sont tenus de faire certifier leurs comptes par un commissaire aux comptes. Les CSE doivent nommer au moins un commissaire aux comptes et un suppléant, distincts de ceux de l'entreprise. Le comité tenu d'établir des comptes consolidés doit nommer 2 commissaires aux comptes. Le coût de la certification des comptes annuels doit être pris en charge par le comité sur sa subvention de fonctionnement C. trav. art. L 2325-54 et L 2325-55 nouveaux. Le commissaire aux comptes est investi d'un droit d'alerte lorsqu'il relève, à l'occasion de sa mission, des faits de nature à compromettre la continuité de l'exploitation du comité Art. R. 2325-17. L’information doit être adressée sans délai au secrétaire et au président du comité par tout moyen propre à donner une date certaine à sa réception. Le secrétaire doit répondre dans un délai de 30 jours afin de donner son analyse de la situation et, le cas échéant, de préciser les mesures envisagées Art. R. 2325-18. Création d’une commission des marchés Une commission des marchés doit être instaurée au sein des CSE qui dépasse au moins deux des trois critères 3,1 M€ de ressources, 1,55 M€ de bilan et 50 salariés Art. R. 2325-4-1. Le CSE déterminera, sur proposition de la commission des marchés, les critères retenus pour le choix des fournisseurs et prestataires et la procédure des achats de fournitures, de services et de travaux. La commission des marchés intervient pour les marchés au-delà de 30 000 €. Elle devra établir un rapport d’activité annuel, annexé au rapport de gestion. Les comptes annuels du CSE - Plan comptable du CSE Les comptes annuels sont établis conformément au nouveau plan comptable des personnes morales de droit privé à but non lucratif ANC 2018-06 applicable aux exercices ouverts à compter du 1er janvier 2020, et du règlement 2015-01 du 2 avril 2015 relatif aux comptes des comités sociaux et économiques, des comités centraux d’entreprise et des comités interentreprises relevant de l’article L. 2325-45 du code du travail. La nomenclature des comptes de fonds propres ainsi que les comptes de charges et de produits du plan comptable général sont à décliner pour chaque section section Attributions économiques et professionnelles AEP » et section Activités sociales et culturelles ASC ». Les comptes spécifiques aux CSE sont les suivants Article 8 du règlement ANC n°2015-01 Comptes de capitaux 1061 Réserves attributions économiques et professionnelles » 1062 Réserves activités sociales et culturelles » 1101 Report à nouveau attributions économiques et professionnelles » 1102 Report à nouveau activités sociales et culturelles » 1191 Report à nouveau attributions économiques et professionnelles » 1192 Report à nouveau activités sociales et culturelles » 1201 Résultat de l’exercice attributions économiques et professionnelles » 1202 Résultat de l’exercice activités sociales et culturelles » 1291 Résultat de l’exercice attributions économiques et professionnelles » 1292 Résultat de l’exercice activités sociales et culturelles » Comptes de produits 7403 Autres subventions 75601 Subvention de fonctionnement reçue de l’employeur 75602 Contribution reçue de l’employeur Le compte 41 et ses subdivisions sont intitulés bénéficiaires ». - Clôture comptable du CSE Chaque exercice comptable s’achève par la cessation des comptes annuels. En effet, tous les comptes qui figurent dans la comptabilité du CSE sont soldés et figés pour passer à l’exercice suivant. Ainsi, à la fin de l’exercice comptable, l’arrêté des comptes du CSE consiste à présenter les comptes annuels du CSE tout en figeant le bilan comptable à un moment X. L’arrêté des comptes doit être effectué par des membres élus du CSE désignés par lui et au sein de ses membres élus C. trav. art. L 2325-49 nouveau. Ni l'employeur, ni les représentants syndicaux du CSE ne participent à l'arrêté de ces comptes. Les modalités selon lesquelles les comptes annuels du CSE sont arrêtés, doivent être fixées par son règlement intérieur. Pour tout savoir sur l’arrêté des comptes, consultez notre article dédié sur la clôture comptable du CSE. - Approbation des comptes modalités et délai Les comptes annuels sont approuvés par les membres élus du comité réunis en séance plénière au cours d'une réunion portant sur ce seul sujet et faisant l'objet d'un procès-verbal spécifique C. trav. art. L 2325-49 nouveau. Les comptes annuels ou les documents mentionnés à l’article L. 2325-46 sont approuvés dans un délai de six mois à compter de la clôture de l’exercice Art. R. 2325-13. Le délai peut être prolongé à la demande du comité par ordonnance du président du tribunal de grande instance statuant sur requête. - Communication des documents annuels Selon le Code du travail article L 2325-53 nouveau, les comptes annuels et le rapport de gestion et d’activité doivent être communiqués aux salariés de l’entreprise, une fois approuvés, et ce par tout moyen. Le rôle de l’expert comptable du CSE L’Expert-comptable certifie les comptes annuels du CSE une fois les présentations complétées. Il vérifie la conformité des informations et rectifie si nécessaire. Obligatoire à partir des moyens CSE, ses honoraires sont à la charge du comité et à inclure dans le budget de fonctionnement. Les CSE d’entreprises d’au moins 50 salariés doivent faire appel à un expert-comptable, expert technique ou expert agréé dans le cas prévu par le Code du travail Code du travail article L. 2315-78. Cela concerne donc les moyens et grands CSE. Un certain nombre d’expertises sont intégralement financées par l’employeur La consultation sur la situation économique et financière de l’entreprise La consultation sur la politique sociale, les conditions de travail et de l’emploi Les projets de licenciements économiques avec PSE Certaines expertises doivent être financées à hauteur de 20% par le CSE, notamment la consultation sur les orientations stratégiques de l’entreprise et les expertises ponctuelles. Consultez notre article sur l’accompagnement des élus par des experts-comptables pour certifier les comptes du CSE ! Les documents consultables par le CSE Les dossiers comptables du CSE doivent être archivés. En aucune manière, le trésorier n’a le droit de détruire les dossiers comptables du CSE. En effet, il faut qu’il connaisse les documents comptables CSE à conserver et qu’il se rende compte pourquoi doit-on les sauvegarder. La conservation des documents doit se faire pendant un délai. Dans le cas contraire, le CSE s’expose à de grands risques comme le rejet de sa comptabilité. Il risque, également, de recevoir une sanction fiscale, ce qui peut nécessiter la responsabilité de son trésorier. Concernant les délais de conservation, ils dépendent du type de documents comptables dont il s’agit. Le délai de conservation des comptes annuels et, le cas échéant, et les documents à l’article L. 2325-46, ainsi que toutes les pièces justificatives qui s’y rapportent est de dix ans à compter de la date de la fin de l’exercice auquel les comptes se rapportent. Code du travail, article L. 2325-56 nouveau. Les documents juridiques et comptables Pour les livres comptables obligatoires journal, inventaire, grand livre, le délai de conservation est d’au moins 10 ans à compter de la cessation du livre d’après l’article L. 123-22 du Code de Commerce. Concernant les comptes annuels le compte de résultat, le bilan et l’annexe, c’est 10 ans à partir de la clôture de l’exercice comptable. Les registres juridiques obligatoires registre des PV doivent être conservés au moins durant 6 ans. Les statuts de l’entreprise au minimum 5 ans après que la société soit radiée au Registre du Commerce et des Sociétés [article L. 2224 du Code civil], mais il est préférable de les conserver et de les archiver à vie. Les documents commerciaux les contrats entre commerçants et entre un non commerçant et un commerçant sont à garder au moins 5 ans selon l’article L. 110-4 du Code de Commerce. Pour les contrats des biens immobiliers, la durée d’archivage est de 30 ans selon l’article 2272 du Code civil. Les contrats concernant les bons de livraisons, bons de commandes, factures fournisseurs et clients et les documents bancaires doivent être conservés au moins 10 ans à compter de la fin de l’exercice comptable stipulé par l’article article L. 123-22 du Code de Commerce. Les règles en matière de facturation sont édictées par les articles L441-1 et suivants du code de commerce. Les mentions obligatoires figurent, depuis une ordonnance du 24 avril 2019, à l'article s'appliquent avec les règles prévues par le code général des impôts pour les assujettis à la taxe sur la valeur ajoutée qui les clarifie les règles commerciales et fiscales de facturation et prévoit deux mentions complémentaires, destinées à faciliter le respect des délais de paiement et limiter les retards de paiement. Ces mentions concernent autant les factures électroniques que les factures date du 1er octobre 2019 marque la fin du délai laissé aux professionnels pour se mettre en obligations en matière de facturation une clarificationLes règles de facturation entre professionnels figurent à la fois dans le code de commerce et dans le code général des impôts. L'ordonnance harmonise la formulation de certaines règles entre les deux codes pour clarifier les le vendeur est toujours tenu de délivrer la facture et l'acheteur tenu de la lui réclamer, la date d'émission de la facture est désormais celle du code général des impôts par renvoi depuis le code de commerce..Les factures sont émises dès la réalisation de la livraison ou de la prestation de service. La livraison du bien est le transfert du pouvoir de disposer du bien corporel comme un le code de commerce faisait seulement référence à la réalisation de la vente ou de la prestation de service pour ces factures établies en double mentions obligatoires sur les factures 2 nouveautésLes deux nouvelles mentions qu'ajoute l'ordonnance n°2019-359 sont l'adresse de facturation de l'acheteur et du vendeur lorsqu'elles diffèrent de l'adresse principale siège social et le numéro de bon de commande préétabli par l' nouvelle adresse permet d'adresser les factures directement au service compétent des petites et moyennes entreprises ou PME et des grandes entreprises. Le numéro du bon de commande doit en faciliter le traitement pour limiter les délais de autres mentions obligatoires restent inchangées. Le droit commercial prévoit le nom des parties ;l'adresse du siège ou de facturation si différente ;la date de la vente ou de la prestation de services ;la quantité, la dénomination précise et le prix unitaire hors TVA ;les réductions de prix acquises à la date de la vente ou prestation de services ;la date limite de règlement ;les conditions d'escompte ;le taux des pénalités exigibles le lendemain de la date limite de paiement ;le montant de l'indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement en cas de retard de paiement ;le bon de code général des impôts ajoute notamment les mentions relatives à la taxe sur la valeur ajoutée et celles relatives aux exonérations. Parmi ces mentions figurent le numéro individuel d'identification à la TVA du vendeur ;le numéro de TVA intracommunautaire de l'acheteur ;le numéro unique de la facture basé sur une séquence chronologique et continue ;le taux de taxe sur la valeur ajoutée ou le bénéfice d'une exonération telle que la référence à l'article 293B du CGI pour les auto entrepreneurs ;le montant de la taxe à payer ;le montant hors taxe et le montant de TVA par taux ;éventuellement les mentions autoliquidation ou autofacturation le cas d'entrée en vigueur des nouvelles dispositionsCes 2 nouvelles mentions, à l'instar de toutes les dispositions qui concernent la facturation, s'appliquent depuis le lendemain de la publication de l'Ordonnance au journal officiel sous réserve des mesures délais ont été laissés aux professionnels pour s'adapter aux nouvelles règles et accessoirement, vérifier la mise à jour de leur logiciel de premier délai concerne les factures émises hors convention entre fournisseurs et distributeurs ou prestataires de services. Le délai d'adaptation se termine le 30 nouvelles mentions s'appliquent à toutes les factures émises à compter du 1er octobre second délai concerne les conventions conclues entre fournisseurs et distributeurs ou prestataires de services en cours à la date de publication de l'ordonnance. Les parties ont jusqu'au 1er mars 2020 pour se mettre en de conservation des facturesL'article R441-3 du code de commerce ne donne plus de délai de conservation. Il renvoie au délai de conservation est ainsi harmonisé et correspond à la fin de la 3è année civile qui suit celle au titre de laquelle l'impôt sur les sociétés ou la TVA est délai de reprise de l'administration fiscale qui correspond désormais au délai minimum de conservation peut aller bien au-delà de trois années en plus de l'année en cours. Il peut être élargi en cas de fraude, d'activités occultes, de flagrance fiscale ou encore d'omission ou d'insuffisance d'imposition découverte dans le cadre d'un également que l'article L123-22 du code de commerce oblige à conserver les documents commerciaux et pièces justificatives pendant une durée de 10 ans minimum après la clôture de l'exercice pratique, c'est ce dernier délai qui devrait être retenu.

article l 123 22 du code de commerce